Santral Seslendirme Nasıl Olmalı?

Bekleme mesajlarının süresi ve içeriği

Bekleme sırasında olan kişiye dinleteceğiniz müziği (music on hold) seçerken, kendinizi onların yerine koyarak, ne kadardık bir süre beklemeye tahammül edeceğinizi düşünmeli, ve bu süre içinde mesajınızı nasıl bir sıklıkta tekrarlayacağınıza karar vermelisiniz.

Bu konuda dengeyi sağlamak oldukça önemlidir. Aynı mesajı 5 saniye aralıklarla dinlemekten sonra kaç tane telefonu kapattığınızı anımsarsanız, çok daha sağlıklı bir karar verebilirsiniz.

Mesela arayan kişinin 2 dakika boyunca hatta kaldığını ve her 15 saniyede bir yani, 2 dakika boyunca toplam 8 kere aynı mesajı dinlediğini düşünün. Siz olsanız bu durumdan sıkılmaz mıydınız? Bu nedenle uzun bekleme süreleri öngörüyorsanız, bu süreyi tek düzelikten kurtarıp, çok daha verimli bir şekilde değerlendirebilirsiniz.

Yukarıda bahsettiğimiz sekiz mesajı farklı farklı anonslar olarak kaydettiğinizde, bekleyen kişinin ilgisi dağılmayacak ve aynı şeyleri dinlemekten sıkılarak telefonu kapatma riski azalmış olacaktır.

Santral karşılama anons çeşitleri

Telefon mesajınızı günün farklı zamanları için farklı bir selamlama ile açabilirsiniz. Mesela bu mesajlar “iyi günler /günaydın/ iyi akşamlar” şeklinde başladığında, dinleyenlerde ayırt edici hoş bir etki yaratabilir.

“Günaydın / İyi Günler / İyi Akşamlar. Ne yazık ki bütün müşteri temsilcilerimiz şu anda bir başkasıyla görüşüyor. Lütfen biraz hatta kalınız, /En kısa zaman içinde çağrınıza yanıt vereceğiz. /Teşekkürler”

Bu mesajaları alternatif olarak daha detaylı bir açılış da yapabilirsiniz:
“Sizi hatta beklettiğimiz için üzgünüz. Lütfen ayrılmayınız, en kısa sürede aradığınız kişiye bağlanacaksınız.”

Fakat“call-center” gibi genelde meşgul olan bir santraliniz varsa, arayan şahsın hattan ayrılmamasını sağlamanız çok mühimdir. Mesela “Şu anda siz arayanlar arasında üçüncü/ ikinci veya hatta kaldığınız için çok  teşekkür ederiz, sıradasınız” bunun gibi şeyler gibi.